Uninter sai na frente e torna Secretaria Acadêmica 100% digital
Autor: Nayara Rosolen - Analista de Comunicação Acadêmica
Foi em agosto de 2023 que a Secretaria Acadêmica da Uninter realizou a última emissão de certificados e documentos físicos. Desde então, todo o sistema passou a ser 100% digital. Um ganho para a instituição, para o meio ambiente e para os estudantes, que já somam mais de 1 milhão de vidas impactadas e transformadas pela educação, sendo 580 mil estudantes ativos e 670 mil profissionais formados.
Se hoje as pessoas têm dificuldade para assistir a um vídeo de 15 segundos nas redes sociais, imagina esperar quase dois anos para receber o diploma da graduação. Tempo que pode custar uma oportunidade de emprego, no momento em que as pessoas mais precisam, assim que se formam. Com a digitalização, hoje esse processo leva, no máximo, 120 dias.
A Portaria do Ministério da Educação (MEC) nº 330 de 05 de abril de 2018, determinou pela primeira vez a emissão e registros de diplomas digitais de graduação. Em 11 de março do ano seguinte, a Portaria do MEC nº 554/2019 apresentou as especificidades deste processo. No entanto, a Uninter, que é referência em educação à distância (EAD) e já possuía experiência consolidada com plataformas digitais, estava à frente mais uma vez.
Embora todos os arquivos tramitassem fisicamente, a instituição já trabalhava com a digitalização do acervo de documentos desde 2009 e desenvolvia processos digitais desde 2007, quando a atual secretária geral de Gestão Acadêmica, Simone Ramos, ingressou na empresa. O primeiro passo da digitalização aconteceu no ano seguinte.
Junto da equipe de Tecnologia da Informação (TI), a colaboradora começou a atuar nos processos da secretaria. O protocolo de serviço, que os estudantes utilizam ainda hoje para solicitar o que precisam, foi desenvolvido ali. Os alunos podiam entrar no então Portal Único, hoje o ambiente virtual de aprendizagem (AVA) Univirtus, e gerar um boleto para pagar.
Já em 2009, começou o desenvolvimento de documentos digitais, sendo a declaração de matrícula o primeiro deles. Até então, elas eram feitas em um documento Word, postadas dentro de um envelope selado e encaminhadas para os estudantes via Correio. Um trajeto que demorava até 30 dias ou mais para chegar ao destino do qual foi solicitado. Hoje, caso seja a primeira via ou mediante o pagamento da 2ª via por PIX ou cartão, basta esperar alguns segundos até que o documento seja disponibilizado na área de Serviços do Univirtus.
“Fazemos um trabalho muito grande aqui, de retaguarda, que é a qualidade da informação, organização do sistema, manutenção de dados e informações. A equipe que outrora ficava gerando declaração em Word, digitando palavrinha por palavrinha, imprimindo, envelopando, selando e despachando, hoje trabalha antes, para que no momento em que o aluno obtenha a necessidade do documento, já possa ter praticamente de imediato a maioria deles”, salienta a secretária geral.
No entanto, Simone destaca que, nada disso seria possível sem o apoio e confiança dos superiores que acreditaram no seu trabalho. Além da então diretora na área de qualidade e gestão de pessoas, “boa recepção principalmente do professor Benhur Gaio [reitor da Uninter], que sempre foi muito adepto às tecnologias. Nunca nos limitou, sempre foi um gestor de ponta, muito tecnológico. Com um gestor assim, que te dá flexibilidade de trabalho, em conjunto também com a professora Denize Campos [pró-reitora de Assuntos Institucionais], que nos apoia muito, acredita no nosso trabalho… Vejo que alcançamos isso com muitas outras pessoas que trabalham na Secretaria, é um momento muito bacana, um diferencial”, garante.
Agilidade e eficiência
O convite para Simone assumir o comando da secretaria acadêmica e trabalhar em processos de matrícula, diplomação, inserção de mais recursos e geração de históricos escolares automatizados, por exemplo, aconteceu em 2011. Antes disso, uma matrícula demorava até 120 dias para ser efetivada.
Os polos guardavam toda a documentação durante o período de inscrição e faziam um malote só, com centenas, milhares de matrículas para enviar à secretaria. De acordo com a secretária geral, no pico máximo de início de ano, esse processo demora agora entre 15 e 20 dias úteis. Do segundo semestre para frente, cerca de um a dois dias úteis.
“Acabei aceitando [o convite para assumir a Secretaria] porque estava com muitos projetos, já tinha feito um círculo de pessoas com as quais já tinha bastante afinidade também, que tínhamos um perfil de trabalho parecido. Pensei ‘acho que vai dar certo’, e deu né, porque estamos em 2024 e eu ainda estou aqui…”, recorda Simone.
As entradas de documentos digitalizados na instituição começou em 2017, com a matrícula. Com a expansão da instituição para polos internacionais, iniciada em 2018, isso ganhou uma relevância e praticidade ainda maior, como aconteceu com Melody Bispo. A egressa se formou em Análise e Desenvolvimento de Sistemas, em janeiro de 2024, vinculada ao polo da Uninter em Boston (Massachusetts), nos Estados Unidos da América.
Formada em Administração Internacional/Comércio Exterior, no Brasil ela trabalhava com sistema SAP, mas ao se mudar para a cidade de Québec, no Canadá, em 2018, não conseguiu dar continuidade, porque no país é exigida uma certificação especializada ou formação na área de TI. O marido, Douglas, que é desenvolvedor Java, recebeu uma oportunidade de emprego e foi quem a incentivou a mudar de área pelo interesse que a esposa já tinha em tecnologia. Para isso, Melody precisava do conhecimento teórico para ajudar na documentação e no trabalho.
“Decidi fazer um curso e queria que fosse do Brasil e em Curitiba [cidade de origem]. A instituição que me deu mais informação com agilidade foi a Uninter. Também pela facilidade, porque entrei em contato e já me encaminharam para o WhatsApp do polo internacional, que desenrolou tudo e em uma semana já tive todas as respostas, matriculada no curso”, lembra Melody.
A egressa cita, inclusive, que a maior demora se deu no contato com a antiga instituição, que entregou os documentos fisicamente para a mãe dela em Curitiba para que pudesse fazer a equivalência de disciplinas já estudadas na formação anterior. “Uma vez que tive os documentos, só enviei e já estava matriculada”, conta.
O ano era 2020 e a pandemia mundial da Covid-19 já era uma realidade. O polo em Boston foi escolhido por ser o mais próximo de onde a egressa reside, possibilitando a realização das provas presenciais, que tinham um prazo para voltar.
“Foi a melhor coisa da minha vida. Falamos que o Brasil é burocrático, mas aqui no Canadá é muito mais, as coisas funcionam por carta. E na pandemia ficou pior ainda, então cheguei a um nível de estresse que, se não desse certo na Uninter, eu iria largar tudo. Eles foram muito legais. A facilitação que eu tive por estar na Covid, não estar em Boston, por terem a disponibilidade de me ligar, explicar e acompanhar de perto esse processo de matrícula e durante o curso, foi muito importante. Eu senti que tinha alguém me escutando no meio desse percurso e não precisava ficar totalmente sozinha”, salienta a egressa.
Quanto à solicitação de serviços, Melody disse que precisou muito do suporte e teve todos prontamente atendidos, principalmente quanto à documentação. O fuso horário também foi uma das dificuldades. Às vezes, a então estudante pedia provas por causa do horário, mas sempre teve o apoio dos colaboradores que a auxiliavam a como solicitar uma extensão. Assim como na entrega de trabalhos, que muitas vezes coincidia com a entrega de projetos no emprego.
Melody já conseguiu se inserir na área e atua como analista de negócios TI no Ministério das Relações Internacionais (MRI). Agora, quer direcionar a carreira para arquitetura de negócio e solução, por meio de uma especialização ou mesmo um mestrado e doutorado. A egressa destaca que o curso foi importante para o momento profissional e que o processo de diplomação demorou apenas uma semana do momento em que fechou a grade curricular até receber o diploma digital. Isso agilizou o processo de equivalência do documento no Canadá, que até a entrevista concedida para a CNU, estava em trâmite.
“Um diploma digital é um conjunto de informações que são armazenadas dentro de um arquivo que chama XML. É uma tecnologia que guarda tanto as informações que são coletadas quanto uma imagem. Além de todas as informações pertinentes ao formando enquanto pessoa, vai também uma cópia do RG, imagem do certificado histórico do ensino médio, o diploma de graduação. É como se a gente conseguisse dentro de um único arquivo guardar toda a sua vida enquanto aluno”, esclarece Simone.
Quando o diploma era só no papel, a secretária geral conta que muitos estudantes perdiam, acidentes também podiam acontecer nos trajetos de envio e chegada, como sujar, rasgar e perder. Com a digitalização, agora o estudante tem o arquivo sempre pronto no portal a qualquer momento, onde acessa, pode fazer download e salvar em arquivo PDF. Uma qualidade “gigantesca” no processo, que garante a padronização de todos os documentos.
“Colamos grau diariamente na Uninter”
A secretária geral diz que houve a preocupação de muitas instituições quando o MEC lançou as portarias acerca da digitalização de matrículas, porque não tinham o hábito de trabalhar com esse processo. No entanto, de acordo com a secretária, a Uninter já trabalhava dessa forma e, quando aconteceu, já não havia tramitação de nenhum papel dentro da Secretaria Acadêmica, “o que facilitou muito”. Foi neste momento, em 2018, que o centro universitário passou a digitalizar os próprios documentos.
O processo de colação de grau, muito mais cultural, também passou por modificações. Anteriormente, levava-se até quatro meses após fechar a grade para reunir alunos do período e organizar a cerimônia festiva e, só então, liberar a documentação. Agora, isso é dividido em duas fases.
No primeiro momento, administrativo, o estudante fecha a grade e faz a colação digital para dar andamento no processo de diplomação. Na segunda etapa, festiva, os formandos se reúnem em um local para a cerimônia com a presença de amigos e família. “Por isso colamos grau diariamente na Uninter. Com isso, conseguimos customizar os nossos processos e etapas de acordo com a real necessidade do aluno”, explica a secretária geral.
Em 2021, foi finalizado todo o processo de diplomas digitais e documentos de conclusão inerentes ao processo de diplomação da graduação. Dois anos depois, em 2023, a instituição estendeu a digitalização para todos os níveis ofertados, desde a Educação para Jovens e Adultos (EJA), cursos técnicos, especializações, até o mestrado e doutorado.
Em 2010, pouco antes de assumir a secretaria, Simone lembra que até o diploma chegar no estudante levava cerca de um ano, um ano e meio. “Um processo extremamente demorado, de grande complexidade. Tudo dependia de muita documentação física e registradores. Muitas vezes, os nossos diplomas iam para um registrador que levava seis, oito meses para devolver registrado”, acrescenta.
Quando a Fatec e a Facinter foram unificadas no Centro Universitário Internacional, em 2012, esse prazo era de 180 dias. Agora, assegurado por legislação, esse processo pode levar no máximo 120 dias. A variação de tempo a partir do fechamento da grade acontece de acordo com a demanda do período ou em casos mais específicos, como represamento por causa do Enade, que pode atrasar esse processo.
A digitalização também permite uma flexibilidade de personalizar os documentos de acordo com o que o estudante precisa, a partir de uma análise da demanda, que verifica o que pode ou o que não pode, o que defere ou indefere, dependendo do que é solicitado. De acordo com a Simone, os colaboradores atuam a partir da filosofia de “não diga não”. Para ela, é importante, entender o que a pessoa quer e explicar o porquê não, se for o caso.
“Sempre tive muito o apoio de todos para desenvolver nossas ideias. Elas só se tornam concretas a partir do momento em que você tem pessoas que te ajudam. Eu tive pessoas dentro da secretaria, com os nossos colaboradores que são fantásticos”, pessoas de cabeça muito aberta. Com certeza, a forma que entregamos os produtos e a facilidade de as pessoas nos enviarem os documentos, as solicitações, realmente traz uma boa intenção da instituição”, acrescenta.
Impacto ambiental
Além das demoras dos processos analógicos, havia um prejuízo também para a natureza, com o gasto de papeis em grandes volumes. Cada aluno matriculado ou diplomado gerava em torno de 10 folhas de papel em um único procedimento. “Chagava-se a usar na secretaria até mil folhas de papel sulfite em um único dia. Era um absurdo de custos, tanto para a empresa quanto de mão-de-obra e, principalmente, de recursos ambientais. Além da demora em que era feita toda essa tratativa”, revela Simone.
Apenas entre janeiro e fevereiro de 2024, a secretária geral afirma que foram movimentados uma média de quase dez mil documentos por mês. O que, nos processos antigos, geraria um gasto financeiro e um prejuízo de recursos ambientais significativo. Só para o descarte do acervo físico realizado no ano passado, a empresa responsável levou mais de seis meses.
“Foram mais de 40 toneladas de papel que tínhamos armazenados no hangar. Nós tínhamos acervo de 1997, quando o Grupo Uninter iniciou as atividades como IBPEX, até dezembro de 2018. Antes, vinha o papel, encaminhávamos para a empresa e lá faziam a digitalização. Como existia o diploma físico, exigia o processo em papel também. Eu tinha que resgatar aqueles documentos que estavam lá armazenados para juntar no processo de diploma. Juntava todo aquele combo de documentos para arquivar por questões legais”, explica a secretária geral.
Desde o início, Simone pontua que a instituição passou a atuar de forma a otimizar os processos, com foco na aceleração, trazendo maior qualidade e eficiência para a entrega de todos os documentos. A secretária comenta que a equipe se reúne mensalmente para juntar as fontes de atendimento, faz um mapeamento e verificação das solicitações, para trazer novas automações, de acordo com as necessidades.
Além disso, ressalta que o setor da Secretaria Acadêmica precisa ter um amplo conhecimento jurídico e de legislação, pois atua muito também na consultoria aos estudantes e outras áreas do centro universitário, auxiliando acerca das documentações. “Tudo o que entra na instituição passa por aqui e tudo que sai também. Temos que ter um olhar para tudo isso e fazer com que esteja extremamente em cima da risca da lei”, conclui.
A profissional salienta ainda que todo esse atendimento só tem efeito porque a instituição faz um trabalho 360 graus, em todos os outros setores. O que faz não só com que os estudantes retornem para estudar novos cursos, mas que também indiquem. Assim, fazem da Uninter uma referência.
Autor: Nayara Rosolen - Analista de Comunicação AcadêmicaEdição: Larissa Drabeski