Da matrícula ao diploma, Secretaria Acadêmica é parceira dos alunos

A Secretaria Geral da Gestão Acadêmica operacionaliza todas as atividades administrativas ligadas à vida escolar ou acadêmica dos estudantes, desde seu ingresso até sua conclusão, colação de grau e expedição do diploma. Atua como um órgão executivo na Uninter, cumprindo ordenações e regras para o correto funcionamento da instituição.

E os números de atendimento do setor impressionam. O total de alunos formados pela Uninter bateu a marca de 599.075. Já a média anual de atendimentos contabilizados pelos protocolos de serviços e gestão de processos da Secretaria Acadêmica é próximo de 1.710.000, levando em conta o atendimento a alunos, polos, clientes internos e externos.

Até o momento já passaram pelo setor 1.950.813 registros de matrículas, entre ensino médio, técnico profissionalizante, formação inicial, formação pedagógica, especialização, graduação, MBA profissional, pós-graduação, mestrado, doutorado, intercâmbio e pós-doutorado, realizando desta forma, 11.704.878 análises de documentos postados pelos diversos discentes.

Alocada na região metropolitana de Curitiba, na cidade de Campo Largo, conta com 66 colaboradores que se subdividem em sete setores: matrículas e gestão de arquivos, suporte acadêmico e atendimento, gestão de registros acadêmicos e serviços protocolares, serviços de conclusão de curso e protocolos logísticos, colação de grau e emissão de documentos de conclusão, registros de diploma e certificados e regularização de documentação escolar, que contemplam as demandas solicitadas diariamente por alunos e egressos.

O setor está ligado diretamente aos bastidores da vida dos estudantes e dá suporte a todos os 700 polos de apoio presencial da Uninter espalhados pelo Brasil, além dos situados no exterior, que atualmente estão presentes nas cidades de Orlando, Miami, Fort Lauderdale, Houston, Washington – DC, Newark, Boston e Salt Lake City, nos Estados Unidos, Lisboa, em Portugal, Londres, na Inglaterra, Nagoya e Toyohashi no Japão.

Para além das atividades coorporativas como ajustes de grades, cadastramento de cursos, controle e registros acadêmicos, o departamento mantém estreito relacionamento com os estudantes proporcionando atendimento rápido e de qualidade perante a todas as demandas, que não são poucas.

Com 15 anos de casa, sendo 13 dentro da Secretaria Acadêmica, a coordenadora Simone Ramos de Oliveira, diz que o setor tem como meta atender a todas as solicitações fazendo com que os alunos sintam-se únicos e importantes. “Sermos os melhores no quesito atendimento, com qualidade, e fazer a diferença tanto na Uninter, quanto no mercado educacional é o nosso lema”, comenta.

Com os avanços tecnológicos e a melhoria contínua dos processos internos, a partir de 1º de janeiro de 2022, o setor também passou a emitir digitalmente diplomas dos cursos de graduação. Uma determinação do Ministério da Educação (MEC), regulamentada por meio da portaria nº 554, de 11 de março de 2019.

A mudança deste processo proporcionou maior agilidade, segurança e economia, visto que evita a necessidade de serviços cartorários, cópias autenticadas e reconhecimento de firma. Além dos ganhos ambientais, pela eliminação do uso do papel, impressoras e tintas de impressão, como ressalta Simone.

O resgate de matrículas

Uma das atribuições do departamento é atuar na efetivação e regularização de alunos matriculados e garantir agilidade no processo de ingresso na instituição.

Mais de 780.000 regularizações já foram executadas pelo departamento até então, contatando alunos e instituições de ensino, revertendo assim casos de evasão e cancelamentos da matrícula.

“Nosso intuito vai além do fator cancelamento de matrícula, visamos à concretização dos sonhos dos seres humanos, que ao se matricularem em nossa instituição de ensino estão em busca realizações e de uma vida melhor. Nosso departamento investe muita energia e empenho na regularização da documentação dos alunos, não é apenas corrigir pendências, mas ser uma parte importante na vida das pessoas, mesmo que anônima”, afirma a coordenadora.

Documentações a milhão

Até aqui, entre diplomas, certificados, certidões, declarações, atas, históricos e demais comprovantes de conclusão, foram emitidos 2.990.835  de documentos aos alunos formados.

“Viajamos todos os dias, incansavelmente, de Norte a Sul do Brasil, dentro dos recursos virtuais e telefone, contatando alunos, polos, instituições de ensino e Secretarias da Educação para que os nossos alunos consigam todos os documentos necessários para cumprirem o que exige a legislação educacional e assim permanecerem matriculados”, declara Simone.

Para ela, trabalho e dedicação são sinônimos de apoio e respeito a todos que atuam direta ou indiretamente nas diversas áreas da Uninter em prol da oferta de uma educação digna e de qualidade aos alunos. “Temos muito orgulho de fazer parte deste todo. Vejo que as pessoas diplomadas ou certificadas aqui levam as melhores lembranças desta respeitada instituição, e por terem conquistado uma profissão digna, poderão ser escolhidos no mercado de trabalho por carregarem nossa marca”, conclui.

Seja por meio do telefone, e-mail, celular, solicitação pelo portal Univirtus ou atendimentos presenciais, a Secretaria Acadêmica atende a todos de forma eficaz e conta com o apoio sempre presente e sinérgico do setor da Tecnologia da Informação (TI) da Uninter, que garante toda automação dos processos internos possibilitando atendimentos rápidos, independente de que parte do mundo o aluno esteja.

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Autor: Sandy Lylia da Silva – Estagiária de Jornalismo
Edição: Larissa Drabeski